FAQ Onderwijsadressen

Je kunt de aanleverspecificaties hier downloaden. Zorg ervoor dat je deze goed doorleest voordat je je definitieve mail aanvraagt.

Zorg ervoor dat je minimaal 2 volle werkdagen voor de verzenddatum alle informatie aanlevert. Het gaat dan niet alleen om het gewenste tijdstip en de gewenste doelgroep, maar vooral ook om de inhoud van de mail (het HTML- of Word-bestand). Deze aanlevertermijn geeft ons voldoende tijd om alles perfect voor je te regelen en eventuele vragen op te helderen.

Let op! Alleen het aankondigen van de gewenste verzenddatum en doelgroep is niet genoeg. We hebben twee werkdagen van te voren ook al de inhoud nodig.

Als je minder dan 2 volle werkdagen voor de verzenddatum alle informatie aanlevert, zullen we je mailing waarschijnlijk moeten verplaatsen naar een latere verzenddatum. We nemen hierover dan contact met je op. In uitzonderingsgevallen kunnen we, in overleg, soms wel met een kortere doorlooptijd een mail versturen, maar dat kunnen we niet garanderen.

Na het aanleveren van de inhoud van de mailing ontvang je een automatische bevestiging. Binnen één werkdag sturen wij je een opgemaakte testmail ter goedkeuring.  Dit geeft je de mogelijkheid om de e-mail te bekijken en eventuele laatste wijzigingen door te geven voordat deze definitief wordt verzonden. Naar aanleiding van die testmail houden we maximaal 2 revisierondes waarin je aanpassingen kunt doorgeven. Wanneer de testmail akkoord is, plannen wij de e-mailing in. We versturen nooit een e-mailing zonder akkoord.

Je kunt een HTML-bestand of een Word-bestand aanleveren:

• HTML-bestand: Als je een HTML-bestand aanlevert, importeren wij jouw code en zorgen ervoor dat de aanhef, uitschrijflinks, en andere essentiële onderdelen correct werken. We wijzigen verder niets aan de opmaak. Dit biedt de meeste garanties dat de e-mail er precies zo uitziet als jij hebt bedoeld, omdat het ontwerp exact wordt overgenomen.
• Word-bestand: Bij het aanleveren van een Word-bestand kun je jouw gewenste opmaak aanleveren, die wij vervolgens nabouwen. Daarnaast kunnen wij op basis van de tekst en afbeeldingen die je aanlevert, met je meedenken over de beste opmaak en indeling. Dit biedt meer flexibiliteit als je hulp nodig hebt bij het ontwerpen van je e-mail.  Zorg er wel voor dat je afbeeldingen apart aanlevert voor de beste weergavekwaliteit.

Geef duidelijk aan welk bestand waarvoor bedoeld is in het opmerkingenveld. Dit helpt ons om je e-mail correct op te maken en te zorgen voor de beste weergave. Het voorkomt ook misverstanden en zorgt voor een soepelere verwerking.

• Houd het kort en krachtig (maximaal 50 tekens): mensen scannen hun inbox snel, dus zorg dat je boodschap direct duidelijk is.
• Wees specifiek en relevant: vermijd vage onderwerpregels. Geef aan waar de e-mail over gaat, bijvoorbeeld “Uitnodiging voor workshop over digitale vaardigheden”.
• Gebruik actiewoorden: woorden als “ontdek”, “leer”, “profiteer” trekken de aandacht en stimuleren actie.
• Vermijd spamwoorden: woorden als “gratis”, “korting” en “aanbieding” kunnen je e-mail in de spamfolder doen belanden.

Een persoonlijke aanhef zoals "Beste meneer Jansen" maakt je e-mail persoonlijker en verhoogt de kans dat deze gelezen wordt. Mensen voelen zich aangesproken en dat werkt! Door de ontvanger bij naam te noemen, creëer je een gevoel van direct contact en betrokkenheid.

Bij een A/B-test vergelijk je twee verschillende onderwerpregels om te zien welke meer opens genereert. A/B-testen zijn effectief als je voldoende e-mailverkeer hebt. Er is geen strikte regel, maar uit data blijkt dat een doelgroep van minimaal 1.000 ontvangers aan te raden voor betrouwbare resultaten. Hoe groter de doelgroep, hoe nauwkeuriger je conclusies zullen zijn. Herhaal A/B-testen regelmatig om trends te identificeren. Je kunt bijvoorbeeld experimenteren met:

• Toevoegen van een (secundaire) call-to-action: zoals “Webinar over digitale vaardigheden.” versus “Webinar over digitale vaardigheden: schrijf je nu in!”
• Urgentie creëren: zoals “Help onderwijs te verbeteren: doe mee aan ons onderzoek.” versus “Laatste kans: doe nu mee aan ons onderzoek naar lesmethoden!”
• Vraagstelling versus mededeling: zoals “Ontdek hoe je leerresultaten verbetert.” versus  “Wil jij betere leerresultaten?”

Identificeer wie het meeste baat heeft bij jouw boodschap. Directieleden en bestuurders zijn verantwoordelijk voor strategische beslissingen en schoolbeleid. Richt je op hen als je boodschap betrekking heeft op beleidsveranderingen, nieuwe programma's of grote aankopen. Leerkrachten en docenten zijn de dagelijkse gebruikers van onderwijsproducten en -diensten. Zij zijn essentieel als je producten of ideeën hebt die direct in de klas worden gebruikt. Houd bij je keuze ook rekening met het type onderwijs waar jij je op richt: elk type onderwijsinstelling heeft zijn eigen structuur en beslissers.

Hoe specifieker je bent in je doelgroepselectie, hoe effectiever je boodschap zal zijn. Naast functie kan je ook nog selecteren op locatie van de school (regio, provincie, stad), geloofsovertuiging van de school, of soort onderwijs dat gegeven wordt op school (speciaal, praktijk, gymnasium, etc). Als je meer advies nodig hebt, stuur ons gerust een e-mail op dm@onderwijsmedia.nl. Wij denken graag met je mee!

Zeker! Je kunt ervoor kiezen om een bepaald percentage van elke functiegroep te selecteren. Dit is vooral nuttig voor testen of gefaseerde campagnes. Je kunt bijvoorbeeld eerst een klein percentage van je doelgroep benaderen om te testen hoe de boodschap overkomt en een aantal dagen of weken later de winnende versie naar de rest sturen.

Als je meerdere boodschappen hebt te vertellen in korte tijd kun je ook besluiten om mail 1 naar 50% van je doelgroep te sturen en mail 2 naar de andere 50%. Zo zorg je dat je je doelgroep niet overbelast en mensen zich minder snel gaan irriteren aan de hoeveelheid mails. Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.

E-mails die net na de lunchpauze verzonden worden (tussen 13.30 en 14.30) doen het net ietsje beter in kliks dan de rest van de dag. Vermijd vooral de namiddag en de avonden, omdat de openingsratio's voor mails die verzonden zijn na 16:00 aanzienlijk lager zijn. Mocht het daarvoor niet meer lukken, dan raden wij aan om de mailing een dag te verplaatsen.

Donderdagen lijken het nét iets minder goed te doen dan andere werkdagen, maar de verschillen in opens zijn minimaal. Hou natuurlijk wel rekening met vakanties, feestdagen en drukke periodes voor jouw doelgroep.

Vermijdt de zomervakantie, mails worden dan nauwelijks geopend. In onze data zien we aan het einde van de zomervakantie, halverwege augustus, juist een piek in de opens en kliks.

Voor de kerstvakantie dalen de openingsratio's vanaf halverwege november, met een dieptepunt tijdens de vakantie zelf. De beste resultaten zien we pas weer terug in februari en maart. In mei dalen de resultaten opnieuw, tot bijna net zo ver als in december. In die periode zien we tegelijkertijd een serieuze toename in het aantal mails dat verzonden wordt, dus wellicht raken de ontvangers daardoor overspoeld.

Vergeet niet dat scholen in verschillende regio's op verschillende momenten vakantie hebben. Verstuur je mails in drie delen, rekening houdend met de verschillende vakantieregio's, of stuur je mailings gewoon en plan een herhaling voor degenen die de eerste mail niet hebben geopend. Neem contact met ons op voor meer informatie over de mogelijkheden.

Stuur ons een mailtje op dm@onderwijsmedia.nl of bel naar 030 210 23 86.